Jepang adalah negara yang memperkenalkan pada kita berbagai teknik untuk meningkatkan kualitas dan juga menghemat biaya operasional.
Namun salah satu teknik yang dinamakan cost efficiency ternyata memiliki keterbatasan. Ada saatnya dimana kita tidak lagi bisa menghemat biaya yang dikeluarkan. Mengapa? Ya karena memang sudah 'pol' pengehematannya... tidak ada lagi yang bisa dihemat. Pada saat itulah kondisinya seperti "squeezing the dry towel" atau memeras handuk kering. Apa hasilnya? pastinya tidak akan menghasilkan apapun karena yang diperas itu handuk kering, sudah tidak ada lagi air yang tersisa untuk diperas lagi. Sekeras apapun usaha yang dilakukan hanya akan merusakkan si handuk, tidak membuahkan hasil yang diinginkan.
Pelajaran yang bisa ditarik dari sini adalah: ide-ide yang sifatnya instan dan alakadarnya, tidak dipikirkan secara mendalam, tidak kreatif, dan mudah ditiru, akan mudah menemui kesudahannya. Seperti halnya dengan 'price war' atau perang harga. Memberikan discount adalah taktik termudah dalam penjualan, tapi sampai seberapa besar si perusahaan memberikan discount? Pada saat perusahaan A memberikan discount 5%, perusahaan B tidak mau kalah dan memberikan 10%. Perusahaan A melawan lagi dengan discount 15% dan seterusnya yang akan terus menggerus profit perusahaan dan akhirnya sudah mentok tidak bisa dilakukan lagi.
Ide-ide yang akan bertahan adalah ide-ide yang kreatif, yang tercipta dari proses pemikiran yang kreatif dan matang. Dulu kita tidak menyadari hal ini. Makanya kita cenderung mendidik anak dengan cara yang konvensional, banyak mengatakan "jangan", mendikte anak menjadi seperti apa yang orang tua inginkan, menuntut anak untuk menjadi pintar dalam segala hal, dan hasilnya adalah mematikan kreatifitas sang anak dan tidak mengoptimalkan bakat alami yang dimiliki anak. Padahal di jaman sekarang ini kreatifitas sangat diperlukan di tengah persaingan dunia yang semakin sengit. Makanya sekarang boominglah buku-buku mengenai kreatifitas atau menjadi berbeda dengan yang lain, seperti: lateral thinking, blue ocean, purple cow, dsb.
Itulah sekilas pemikiranku mengenai pentingnya menjadi kreatif dan inovatif agar bisa bersaing di dunia modern ini.
Showing posts with label Productivity. Show all posts
Showing posts with label Productivity. Show all posts
Wednesday, June 17, 2009
Sunday, December 14, 2008
Jadilah Orang Kanan
Topik ini mengutip dan terinspirasi dari buku "10 Jurus Terlarang" karya Ippho Santosa. Buku ini sudah lama terkulai di rak bukuku. Masih rapi tersegel dan aku merasa 'salah beli' dan mungkin tidak akan pernah membacanya.
Tapi beberapa hari yang lalu ada sesuatu yang merechargeku sehingga aku punya semangat untuk membaca buku-buku yang sudah lama terabaikan. Nah, terbukalah buku tersebut yang ternyata sangat menarik untuk dibaca. Ippho Santosa adalah seorang yang sangat spontan dan humoris. Jadi tulisannya tidak terstruktur, tapi bahasanya praktis dan banyak memberikan contoh-contoh, sehingga kita bisa mengerti benar ide-ide yang ingin dia sampaikan.
Poin pertama dalam buku "10 Jurus Terlarang" adalah mengenai menjadi orang 'kanan'. Kita tau bahwa otak kanan adalah otak yang lebih ke arah kreativitas. Pendidikan kita, khususnya di Indonesia masih banyak berfokus ke otak kiri sehingga kita terbiasa untuk jadi 'orang kebanyakan', selalu mengikuti pakem yang ada, dan sungkan untuk menjadi orang yang bebeda. Orang yang berbeda dianggap sebagai orang gila. Misalnya di kelas yang kebanyakan muridnya adalah orang-orang pasif, kalau ada satu orang yang aktif bertanya maka murid lainnya akan berkomentar negatif, atau menganggap anak itu sok pintar atau mau cari muka sama guru. Dengan budaya seperti itu, akibatnya kreativitas kita seolah-olah terpenjara dan tidak berkembang dengan baik. Padahal kita tau bahwa dalam dunia bisnis, ilmu pengetahuan, dll, orang yang kreatif akan lebih unggul daripada mereka yang hanya mengikuti kebiasaan saja. Di jalan tol kita sering melihat tulisan: "Gunakan lajur kanan untuk mendahului". Memang untuk kita bisa mendahului orang lain, kita perlu memanfaatkan otak kanan kita untuk menjadi lebih kreatif dan distinctive.
Dalam bahasa Inggris, kanan adalah 'right' dimana right itu juga didefinisikan sebagai 'benar' atau 'betul'. Jadi kata kanan memang sering dikonotasikan sebagai sesuatu yang baik atau sesuatu yang kuat. Seperti misalnya aliran kanan, tangan kanan, dll.
Robert Kiyosaki dalam Cash Flow Quadrantnya juga menganjurkan kita untuk berpindah ke kuadran kanan untuk kita bisa menikmati yang namanya kebebasan finansial (financial freedom) dan kebebasan dari sisi waktu dalam kehidupan kita. Menurut Ary Ginanjar dengan ESQnya, dia juga menganjurkan untuk mulai dengan yang kanan. Artinya, mulailah dulu dengan intuisi, baru analisis.
Nah, terbukti kan bahwa menjadi orang kanan itu adalah salah satu kunci sukses dalam hidup ini. Tapi bagaimana ya cara mengaktifkan otak kanan kita? Yang aku tau sih banyak-banyak mendalami dan melihat-lihat karya seni, latihan untuk melakukan hal-hal yang tidak biasa, melatih pola pikir kita untuk berpikir dengan cara yang berbeda, dan masih banyak lagi cara lainnya.
Selamat menjadi Mr/Ms.Right! :)
Tapi beberapa hari yang lalu ada sesuatu yang merechargeku sehingga aku punya semangat untuk membaca buku-buku yang sudah lama terabaikan. Nah, terbukalah buku tersebut yang ternyata sangat menarik untuk dibaca. Ippho Santosa adalah seorang yang sangat spontan dan humoris. Jadi tulisannya tidak terstruktur, tapi bahasanya praktis dan banyak memberikan contoh-contoh, sehingga kita bisa mengerti benar ide-ide yang ingin dia sampaikan.
Poin pertama dalam buku "10 Jurus Terlarang" adalah mengenai menjadi orang 'kanan'. Kita tau bahwa otak kanan adalah otak yang lebih ke arah kreativitas. Pendidikan kita, khususnya di Indonesia masih banyak berfokus ke otak kiri sehingga kita terbiasa untuk jadi 'orang kebanyakan', selalu mengikuti pakem yang ada, dan sungkan untuk menjadi orang yang bebeda. Orang yang berbeda dianggap sebagai orang gila. Misalnya di kelas yang kebanyakan muridnya adalah orang-orang pasif, kalau ada satu orang yang aktif bertanya maka murid lainnya akan berkomentar negatif, atau menganggap anak itu sok pintar atau mau cari muka sama guru. Dengan budaya seperti itu, akibatnya kreativitas kita seolah-olah terpenjara dan tidak berkembang dengan baik. Padahal kita tau bahwa dalam dunia bisnis, ilmu pengetahuan, dll, orang yang kreatif akan lebih unggul daripada mereka yang hanya mengikuti kebiasaan saja. Di jalan tol kita sering melihat tulisan: "Gunakan lajur kanan untuk mendahului". Memang untuk kita bisa mendahului orang lain, kita perlu memanfaatkan otak kanan kita untuk menjadi lebih kreatif dan distinctive.
Dalam bahasa Inggris, kanan adalah 'right' dimana right itu juga didefinisikan sebagai 'benar' atau 'betul'. Jadi kata kanan memang sering dikonotasikan sebagai sesuatu yang baik atau sesuatu yang kuat. Seperti misalnya aliran kanan, tangan kanan, dll.
Robert Kiyosaki dalam Cash Flow Quadrantnya juga menganjurkan kita untuk berpindah ke kuadran kanan untuk kita bisa menikmati yang namanya kebebasan finansial (financial freedom) dan kebebasan dari sisi waktu dalam kehidupan kita. Menurut Ary Ginanjar dengan ESQnya, dia juga menganjurkan untuk mulai dengan yang kanan. Artinya, mulailah dulu dengan intuisi, baru analisis.
Nah, terbukti kan bahwa menjadi orang kanan itu adalah salah satu kunci sukses dalam hidup ini. Tapi bagaimana ya cara mengaktifkan otak kanan kita? Yang aku tau sih banyak-banyak mendalami dan melihat-lihat karya seni, latihan untuk melakukan hal-hal yang tidak biasa, melatih pola pikir kita untuk berpikir dengan cara yang berbeda, dan masih banyak lagi cara lainnya.
Selamat menjadi Mr/Ms.Right! :)
Wednesday, November 26, 2008
Sense of Belonging
Sense of Belonging atau rasa memiliki ternyata adalah sesuatu yang sangat penting dan perlu untuk ditumbuhkembangkan dalam sebuah organisasi. Mengapa? Karena Sense of Belonging ini dapat menimbulkan berbagai dampak positif, seperti misalnya: menambah rasa tanggung jawab, meningkatkan efisiensi perusahaan, dan menumbuhkan kecenderungan Advocacy atau pembelaan terhadap suatu organsasi.
1. Menambah Rasa Tanggung Jawab
Contohnya seperti ini. Misalnya kita mempunyai sebuah dokumen yang harus ditandatangani oleh seorang Bos di perusahaan kita, dan ternyata Bos tersebut sedang di luar kota selama 1 minggu. Kalau kita menyuruh seorang OB untuk tugas ini, kemungkinan besar dia akan mengembalikan dokumen itu kepada kita dan mission failed. Atau dia tinggalkan saja pada sekretarisnya si Bos dengan tidak mengetahui bahwa si Bos sebetulnya sedang pergi ke luar kota. Akibatnya, dokumen tersebut jadi terlantar selama 1 minggu. Nah, beda halnya kalau kita sendiri yang melakukan tugas ini, dimana kita memiliki kepentingan yang sangat besar supaya dokumen tersebut bisa segera ditanda tangani. Kita akan mengusahakan segala daya upaya supaya dokumen itu ditandatangani, entah oleh wakilnya si Bos, atau minta si Bos untuk mengirim email bahwa dia sudah meng-approve dokumen tersebut.
Hal itu adalah contoh ekstrim dimana OB bisa dikatakan Sense of Belongingnya terhadap tugas tersebut sangat minim, sementara kita punya Sense of Belonging yang sangat besar sehingga kita berusaha mempertanggungjawabkan tugas tersebut dengan segala cara dan usaha yang bisa kita lakukan. Nah, terbukti kan kalau Sense of Belonging itu bisa meningkatkan tanggung jawab seseorang.
Ide ini timbul dalam benakku karena aku berada dalam sebuah divisi yang sifatnya centralized. Bisa dikatakan semua inisiatif yang ada di divisi ini berasal dari atasanku. Tentunya hal tersebut tidak timbul dengan sendirinya, tapi timbul karena ketidakpercayaan atasanku pada anak-anak buahnya, sehingga dia memilih untuk memborong semua tanggung jawab sendirian. Apa akibatnya?
- Anak buah yang disuruh melakukan suatu tugas merasa dirinya seperti seorang “kuli” atau OB, karena dia tidak diberitahu apa latar belakangnya dia harus melakukan tugas itu dan kalau dia salah kenapa dikatakan salah.
- Rasa tanggung jawab para anak buah menjadi semakin rendah, sehingga beban atasanku menjadi semakin berat.
- Pada saat atasanku membanggakan bahwa divisi kita lebih baik dari divisi training lainnya, dan bahwa kita menjadi benchmark untuk perusahaan kita di Negara-negara lain, teman-temanku tidak ikut bangga karena mereka merasa tidak contribute sesuatu. Kasarnya mereka akan bilang, “Kita? Lo aja kali!”
Selama ini meeting yang diadakan di divisiku sebagian besar berisi update dari atasanku, dan bukan berupa diskusi. Begitu juga saat kita melakukan planning session untuk merencanakan project-project yang akan dilakukan di tahun depan. Project-project tersebut sudah ditentukan oleh atasanku, termasuk siapa saja orang yang terlibat di dalamnya. Dan, orang-orang tersebut “dipaksa” untuk menentukan aktifitas apa saja yang akan dilakukan untuk mendukung keberhasilan project tersebut. Bisa ditebak, pada akhirnya sebagian besar project tidak terlaksana sesuai planning.
Nah, saat aku berdiskusi dengan atasanku, dia dengan bangganya mengatakan: “Nanti saat workshop (planning session), saya akan umumkan project-project yang akan kita lakukan di tahun 2009.” Dia mengatakan itu dengan bangga seolah-olah dia telah menemukan banyak ide improvement untuk divisi ini.
Thanks God aku pernah bekerja di sebuah perusahaan yang punya Management System yang sangat bagus. Waktu itu kita selalu memiliki sessi yang dinamakan pre-planning cycle yang melibatkan seluruh anggota divisi, dimana kita bersama-sama menentukan project-project mana yang perlu dilakukan di tahun depan, dan bagaimana prioritas dari masing-masing project tersebut, sesuai arahan strategi dan visi yang diberikan oleh President Director dan di-cascade kepada semua divisi.
Jadi aku menyarankan adanya pre-planning session / pre-workshop yang melibatkan seluruh anggota divisi, supaya saat kita memutuskan untuk mengerjakan project-project tertentu, itu adalah kesepakatan dari semua anggota, dan mereka lebih punya background dan Sense of Belonging terhadap project tersebut. I’m sure tingkat keberhasilan project bisa lebih meningkat dengan cara ini.
Atasanku menerima dengan baik saran ini. Meskipun aku tidak tahu saran ini akan diimplementasikan atau tidak, namun setidaknya aku telah belajar sesuatu dari ke-tidak idealan yang terjadi di organisasiku.
2. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan
Jika kita memiliki Sense of Belonging terhadap perusahaan, kita akan berusaha menghemat supaya perusahaan ini bisa meningkat keuntungannya. Misalnya yang paling simple adalah ATK (alat tulis kantor). Kalau tidak dibatasi, pasti kita akan menghambur-hamburkan ATK itu baik untuk kepentingan kantor maupun pribadi. Contohnya kertas bekas. Kalau kita bisa mendapat supply kertas baru setiap saat, maka kertas bekas menjadi barang yang tidak berharga lagi dan akhirnya akan dibuang. Di divisiku supply kertas baru sangat terbatas, sehingga kita terpaksa memanfaatkan setiap lembar kertas bekas yang ada. Tapi kalau orang memiliki Sense of Belonging, meskipun tersedia supply ATK yang berlimpah, tetap dia akan berusaha berhemat dan tidak menggunakan ATK untuk kepentingan pribadi. Kalau ada banyak orang yang seperti ini, maka akan berdampak pada efisiensi yang cukup besar bagi perusahaan.
Hal ini tidak hanya berlaku untuk penggunaan ATK, tapi juga penggunaan printer, lampu-lampu, AC, dan barang-barang lainnya di kantor. Kalau kita merasa kantor itu seperti rumah kita sendiri, pasti kita akan mematikan barang elektronik yang memang sudah tidak digunakan lagi. So, jelas bukan bahwa Sense of Belonging itu bisa meningkatkan efisiensi perusahaan.
3. Menumbuhkan Advocacy
Saat kita memiliki Sense of Belonging yang tinggi terhadap sesuatu, kita akan berusaha untuk membela sesuatu tersebut mati-matian. Misalnya seseorang akan membela anaknya mati-matian meskipun sudah jelas anaknya itu bersalah. Ya iya lah, orang anaknya sendiri. Sama halnya dengan perusahaan, kalau kita punya rasa memiliki terhadap perusahaan, kita akan membela perusahaan tersebut di depan orang lain. Misalnya saja aku pernah menulis di blog ini bahwa FX Hadi pernah mengatakan perusahaanku adalah perusahaan kacangan, ya jelas aku tidak terima dan berusaha membela perusahaanku. Terus ada issue bahwa perusahaanku akan dibeli oleh perusahaan competitor, kita semua berusaha menemukan bukti-bukti bahwa hal itu salah. Dan ternyata perusahaan kita punya asset sebesar 50x dari perusahaan competitor tersebut, sehingga kita mencibir abis ke perusahaan tersebut. Memiliki karyawan dengan Sense of Belonging yang tinggi sangat menguntungkan perusahaan karena hal itu membantu untuk mendongkrak Image dari perusahaan tersebut.
1. Menambah Rasa Tanggung Jawab
Contohnya seperti ini. Misalnya kita mempunyai sebuah dokumen yang harus ditandatangani oleh seorang Bos di perusahaan kita, dan ternyata Bos tersebut sedang di luar kota selama 1 minggu. Kalau kita menyuruh seorang OB untuk tugas ini, kemungkinan besar dia akan mengembalikan dokumen itu kepada kita dan mission failed. Atau dia tinggalkan saja pada sekretarisnya si Bos dengan tidak mengetahui bahwa si Bos sebetulnya sedang pergi ke luar kota. Akibatnya, dokumen tersebut jadi terlantar selama 1 minggu. Nah, beda halnya kalau kita sendiri yang melakukan tugas ini, dimana kita memiliki kepentingan yang sangat besar supaya dokumen tersebut bisa segera ditanda tangani. Kita akan mengusahakan segala daya upaya supaya dokumen itu ditandatangani, entah oleh wakilnya si Bos, atau minta si Bos untuk mengirim email bahwa dia sudah meng-approve dokumen tersebut.
Hal itu adalah contoh ekstrim dimana OB bisa dikatakan Sense of Belongingnya terhadap tugas tersebut sangat minim, sementara kita punya Sense of Belonging yang sangat besar sehingga kita berusaha mempertanggungjawabkan tugas tersebut dengan segala cara dan usaha yang bisa kita lakukan. Nah, terbukti kan kalau Sense of Belonging itu bisa meningkatkan tanggung jawab seseorang.
Ide ini timbul dalam benakku karena aku berada dalam sebuah divisi yang sifatnya centralized. Bisa dikatakan semua inisiatif yang ada di divisi ini berasal dari atasanku. Tentunya hal tersebut tidak timbul dengan sendirinya, tapi timbul karena ketidakpercayaan atasanku pada anak-anak buahnya, sehingga dia memilih untuk memborong semua tanggung jawab sendirian. Apa akibatnya?
- Anak buah yang disuruh melakukan suatu tugas merasa dirinya seperti seorang “kuli” atau OB, karena dia tidak diberitahu apa latar belakangnya dia harus melakukan tugas itu dan kalau dia salah kenapa dikatakan salah.
- Rasa tanggung jawab para anak buah menjadi semakin rendah, sehingga beban atasanku menjadi semakin berat.
- Pada saat atasanku membanggakan bahwa divisi kita lebih baik dari divisi training lainnya, dan bahwa kita menjadi benchmark untuk perusahaan kita di Negara-negara lain, teman-temanku tidak ikut bangga karena mereka merasa tidak contribute sesuatu. Kasarnya mereka akan bilang, “Kita? Lo aja kali!”
Selama ini meeting yang diadakan di divisiku sebagian besar berisi update dari atasanku, dan bukan berupa diskusi. Begitu juga saat kita melakukan planning session untuk merencanakan project-project yang akan dilakukan di tahun depan. Project-project tersebut sudah ditentukan oleh atasanku, termasuk siapa saja orang yang terlibat di dalamnya. Dan, orang-orang tersebut “dipaksa” untuk menentukan aktifitas apa saja yang akan dilakukan untuk mendukung keberhasilan project tersebut. Bisa ditebak, pada akhirnya sebagian besar project tidak terlaksana sesuai planning.
Nah, saat aku berdiskusi dengan atasanku, dia dengan bangganya mengatakan: “Nanti saat workshop (planning session), saya akan umumkan project-project yang akan kita lakukan di tahun 2009.” Dia mengatakan itu dengan bangga seolah-olah dia telah menemukan banyak ide improvement untuk divisi ini.
Thanks God aku pernah bekerja di sebuah perusahaan yang punya Management System yang sangat bagus. Waktu itu kita selalu memiliki sessi yang dinamakan pre-planning cycle yang melibatkan seluruh anggota divisi, dimana kita bersama-sama menentukan project-project mana yang perlu dilakukan di tahun depan, dan bagaimana prioritas dari masing-masing project tersebut, sesuai arahan strategi dan visi yang diberikan oleh President Director dan di-cascade kepada semua divisi.
Jadi aku menyarankan adanya pre-planning session / pre-workshop yang melibatkan seluruh anggota divisi, supaya saat kita memutuskan untuk mengerjakan project-project tertentu, itu adalah kesepakatan dari semua anggota, dan mereka lebih punya background dan Sense of Belonging terhadap project tersebut. I’m sure tingkat keberhasilan project bisa lebih meningkat dengan cara ini.
Atasanku menerima dengan baik saran ini. Meskipun aku tidak tahu saran ini akan diimplementasikan atau tidak, namun setidaknya aku telah belajar sesuatu dari ke-tidak idealan yang terjadi di organisasiku.
2. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan
Jika kita memiliki Sense of Belonging terhadap perusahaan, kita akan berusaha menghemat supaya perusahaan ini bisa meningkat keuntungannya. Misalnya yang paling simple adalah ATK (alat tulis kantor). Kalau tidak dibatasi, pasti kita akan menghambur-hamburkan ATK itu baik untuk kepentingan kantor maupun pribadi. Contohnya kertas bekas. Kalau kita bisa mendapat supply kertas baru setiap saat, maka kertas bekas menjadi barang yang tidak berharga lagi dan akhirnya akan dibuang. Di divisiku supply kertas baru sangat terbatas, sehingga kita terpaksa memanfaatkan setiap lembar kertas bekas yang ada. Tapi kalau orang memiliki Sense of Belonging, meskipun tersedia supply ATK yang berlimpah, tetap dia akan berusaha berhemat dan tidak menggunakan ATK untuk kepentingan pribadi. Kalau ada banyak orang yang seperti ini, maka akan berdampak pada efisiensi yang cukup besar bagi perusahaan.
Hal ini tidak hanya berlaku untuk penggunaan ATK, tapi juga penggunaan printer, lampu-lampu, AC, dan barang-barang lainnya di kantor. Kalau kita merasa kantor itu seperti rumah kita sendiri, pasti kita akan mematikan barang elektronik yang memang sudah tidak digunakan lagi. So, jelas bukan bahwa Sense of Belonging itu bisa meningkatkan efisiensi perusahaan.
3. Menumbuhkan Advocacy
Saat kita memiliki Sense of Belonging yang tinggi terhadap sesuatu, kita akan berusaha untuk membela sesuatu tersebut mati-matian. Misalnya seseorang akan membela anaknya mati-matian meskipun sudah jelas anaknya itu bersalah. Ya iya lah, orang anaknya sendiri. Sama halnya dengan perusahaan, kalau kita punya rasa memiliki terhadap perusahaan, kita akan membela perusahaan tersebut di depan orang lain. Misalnya saja aku pernah menulis di blog ini bahwa FX Hadi pernah mengatakan perusahaanku adalah perusahaan kacangan, ya jelas aku tidak terima dan berusaha membela perusahaanku. Terus ada issue bahwa perusahaanku akan dibeli oleh perusahaan competitor, kita semua berusaha menemukan bukti-bukti bahwa hal itu salah. Dan ternyata perusahaan kita punya asset sebesar 50x dari perusahaan competitor tersebut, sehingga kita mencibir abis ke perusahaan tersebut. Memiliki karyawan dengan Sense of Belonging yang tinggi sangat menguntungkan perusahaan karena hal itu membantu untuk mendongkrak Image dari perusahaan tersebut.
Thursday, November 20, 2008
Peran-Peran dalam Project Management
Ada ungkapan yang menyatakan bahwa orang yang jatuh 2 kali pada lubang yang sama adalah orang yang dungu. Well, pernyataan itu ada benarnya juga, tapi untukku sendiri seringkali aku membutuhkan untuk mengalami pengalaman yang sama secara berkali-kali untuk bisa menarik hikmah dari peristiwa itu. Atau bisa juga disebutkan bahwa setelah puluhan kali jatuh pada lubang yang sama aku baru bisa mengambil hikmah bahwa di situ ada lubang dan bahwa jatuh ke lubang itu tidak enak.
Nah, pentingnya peran-peran dalam Project Management ini baru aku sadari setelah aku belasan kali menjadi project manager, dan puluhan kali melihat dan terlibat pada suatu project. Di kantorku, ada sebuah kebiasaan buruk dari atasanku. Saat atasanku mempercayakan sebuah project kepada seseorang, tapi ternyata tidak dikerjakan dengan baik oleh orang tersebut, maka atasanku akan mengalihkan pekerjaan itu kepada orang lain. Alhasil, orang yang dialihi pekerjaan menjadi sangat sebal karena dianggap seolah-olah sebagai tong sampah tempat pembuangan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan orang lain. On the other side, dari orang yang tugasnya dialihkan, dia jadi tambah ignorant, setiap kali dikasi kepercayaan untuk mengerjakan suatu project, dia tidak akan mengerjakan project itu. Karena toh nantinya project itu akan dialihkan ke orang lain kalau dia tidak mengerjakan.
Tadi aku memberikan masukan kepada atasanku. Aku menyarankan pada dia, saat dia mempercayakan suatu project kepada orang yang belum terlalu bisa dipercaya, dan orang itu tidak mengerjakan tugasnya seperti yang diharapkan, jangan sekali-kali tergoda untuk menghibahkan tugas tersebut pada orang lain. Yang perlu dia lakukan adalah memperkuat fungsi control-nya. Dia harus memonitor lebih sering, lebih ketat, dan lebih tegas.
Aku baru ingat bahwa di Project Management ada peran-peran yang terlibat dalam sebuah project. Peran-peran tersebut adalah
1. Project sponsor. Misalnya: atasanku sebagai division head berperan menjadi Project Sponsor. Dia yang memiliki project, dia yang paling accountable terhadap keberhasilan project.
2. Project manager. Project Sponsor menunjuk seorang Project Manager. Yang namanya manager, funsinya ya mengelola tugas dan aktifitas-aktifitas yang ada pada project tersebut, sehingga tujuan project dapat diselesaikan tepat waktu.
3. Project champion. Nah, peran inilah yang paling sering terlupakan. Aku sendiri tidak terlalu ingat pada peran sesungguhnya project champion. Tapi, saat project sponsor merasa tidak terlalu percaya pada project manager, dia bisa meminta project champion untuk memperketat fungsi controlnya, sehingga project manager bisa mengerjakan tugasnya dengan semestinya.
4. Project consultant. Project manager bisa bertanya pada project consultant tentang hal-hal yang berhubungan dengan projectnya. Biasanya project consultant ini adalah orang yang sudah lebih berpengalaman dalam mengerjakan project sejenis. Fungsi project consultant adalah sebagai resource atau sebagai reference.
5. Project team member. Fungsi member adalah untuk membantu project manager mencapai tujuan project. Team member ini adalah sebagai pelaksana atau executor dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam project tersebut.
Nah, jika peran-peran dalam project management ini bisa berjalan sebagaimana mestinya, seharusnya hal itu akan memperbesar kemungkinan suksesnya project tersebut.
Nah, pentingnya peran-peran dalam Project Management ini baru aku sadari setelah aku belasan kali menjadi project manager, dan puluhan kali melihat dan terlibat pada suatu project. Di kantorku, ada sebuah kebiasaan buruk dari atasanku. Saat atasanku mempercayakan sebuah project kepada seseorang, tapi ternyata tidak dikerjakan dengan baik oleh orang tersebut, maka atasanku akan mengalihkan pekerjaan itu kepada orang lain. Alhasil, orang yang dialihi pekerjaan menjadi sangat sebal karena dianggap seolah-olah sebagai tong sampah tempat pembuangan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan orang lain. On the other side, dari orang yang tugasnya dialihkan, dia jadi tambah ignorant, setiap kali dikasi kepercayaan untuk mengerjakan suatu project, dia tidak akan mengerjakan project itu. Karena toh nantinya project itu akan dialihkan ke orang lain kalau dia tidak mengerjakan.
Tadi aku memberikan masukan kepada atasanku. Aku menyarankan pada dia, saat dia mempercayakan suatu project kepada orang yang belum terlalu bisa dipercaya, dan orang itu tidak mengerjakan tugasnya seperti yang diharapkan, jangan sekali-kali tergoda untuk menghibahkan tugas tersebut pada orang lain. Yang perlu dia lakukan adalah memperkuat fungsi control-nya. Dia harus memonitor lebih sering, lebih ketat, dan lebih tegas.
Aku baru ingat bahwa di Project Management ada peran-peran yang terlibat dalam sebuah project. Peran-peran tersebut adalah
1. Project sponsor. Misalnya: atasanku sebagai division head berperan menjadi Project Sponsor. Dia yang memiliki project, dia yang paling accountable terhadap keberhasilan project.
2. Project manager. Project Sponsor menunjuk seorang Project Manager. Yang namanya manager, funsinya ya mengelola tugas dan aktifitas-aktifitas yang ada pada project tersebut, sehingga tujuan project dapat diselesaikan tepat waktu.
3. Project champion. Nah, peran inilah yang paling sering terlupakan. Aku sendiri tidak terlalu ingat pada peran sesungguhnya project champion. Tapi, saat project sponsor merasa tidak terlalu percaya pada project manager, dia bisa meminta project champion untuk memperketat fungsi controlnya, sehingga project manager bisa mengerjakan tugasnya dengan semestinya.
4. Project consultant. Project manager bisa bertanya pada project consultant tentang hal-hal yang berhubungan dengan projectnya. Biasanya project consultant ini adalah orang yang sudah lebih berpengalaman dalam mengerjakan project sejenis. Fungsi project consultant adalah sebagai resource atau sebagai reference.
5. Project team member. Fungsi member adalah untuk membantu project manager mencapai tujuan project. Team member ini adalah sebagai pelaksana atau executor dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam project tersebut.
Nah, jika peran-peran dalam project management ini bisa berjalan sebagaimana mestinya, seharusnya hal itu akan memperbesar kemungkinan suksesnya project tersebut.
Thursday, September 25, 2008
Too Big To Fail
Kata-kata "Too Big to Fail" pertama kali kudengar saat aku di-interview di Citibank dalam kondisi perusahaan itu merugi parah. Pada kondisi itu semua karyawan percaya bahwa Citi Group itu too big to fail. Ya iya lah, perusahaan terbesar di dunia gitu loh.
Kata-kata itu pun kudengar lagi saat induk perusahaanku, American International Group, di New York dinyatakan nyaris bangkrut. Tanggal 16 September kondisi AIG masih gonjang ganjing, karena kondisi liquiditasnya sudah parah dan belum ada kepastian siapa yang akan mensupply modal untuk perusahaan yang sangat besar ini. Kontan saja seluruh karyawan AIG, customer AIG, dan semua yang memiliki kaitan dekat dengan perusahaan ini dilanda kepanikan. Di Singapore banyak customer AIG (termasuk anak-anak perusahaannya, misalnya: AIA dan AIU) yang memutuskan untuk surrender polisnya, karena sudah tidak percaya bahwa AIG bisa bertahan. Di Indonesia pun cukup banyak customer yang complain dan sudah berniat untuk surrender polisnya. Aku adalah salah satu korban kepanikan ini karena besok paginya, tanggal 17 September, aku harus mengajar di BCA Prioritas tentang Selling Tips produk AIG. Aku tahu bahwa aku akan dicecar dengan berbagai pertanyaan seputar issue bahwa AIG akan bangkrut.
Thanks God, pagi itu aku browsing via gprs di Communicator-ku dan menemukan bahwa The FED sudah memutuskan untuk memberi bantuan liquiditas untuk AIG sebesar USD 85 juta. Setidaknya sampai 2 tahun mendatang AIG "terselamatkan", dan jika setelah 2 tahun tidak bisa membayar kewajibannya, seburuk-buruknya AIG akan menjadi BUMN-nya pemerintah Amerika. Siapa tahu gajiku bisa jadi dalam bentuk USD! :P
Management dari AIG Life Indonesia berusaha menenangkan semua karyawannya dan distribution channelnya. Salah satunya dengan mengatakan bahwa hal positif yang diambil dari sini adalah memberi tahu pada semua orang bahwa AIG adalah perusahaan yang sangat besar, sehingga pemerintah pun tidak akan membiarkannya bangkrut.
Aku menemukan hal lain dibalik sekedar "terlalu besar untuk bangkrut". Jika AIG bangkrut, kreditor yang bergantung pada AIG, karyawan-karyawan, bank-bank, dll akan sangat terpengaruh. Kebangkrutan AIG pasti memiliki dampak yang sangat besar pada kondisi perekonomian di US khususnya dan di dunia ini pada umumnya. Jadi bukan hanya perusahaannya yang sangat besar, tapi ada ketergantungan dari perusahaan dan individu-individu yang sangat banyak terhadap perusahaan tersebut.
Coba pikirkan perusahaan di Jepang yang punya jaringan kekeluargaan yang sangat luas dengan perusahaan lain yang menjadi suppliernya maupun customernya. Aku yakin jaringan ini yang menyebabkan dampak pada satu perusahaan akan berdampak pula secara signifikan pada perusahaan lain di jaringan itu. Hal inilah sebetulnya yang bisa membuat sebuah perusahaan tidak akan begitu saja dibiarkan bangkrut.
Tapi sebetulnya kejatuhan dari perusahaan-perusahaan besar di Amerika memberi tahu kita bahwa tidak ada perusahaan yang too big to fail. AIG yang begitu besar, sahamnya bisa melorot 90% dalam waktu yang sangat singkat, dan tiba-tiba langsung di ambang kebangkrutan. Apapun bisa terjadi dan perusahaan sebesar apapun bisa bangkrut dalam waktu yang singkat. Dalam kondisi ekonomi yang penuh kejutan seperti saat-saat ini, menurutku perusahaan yang besar malah punya ancaman yang besar pula untuk menderita kerugian.
Saat dimana ekonomi sedang down menurutku membuat kita jadi bisa introspeksi diri. Dampak positifnya, kita jadi lebih kenal tentang kondisi perekonomian dunia, dan juga bisa lebih paham tetang profil risiko kita. Saat kondisi pasar bagus, seseorang cenderung menilai dirinya sebagai risk taker, karena jika diminta untuk memilih instrumen investasi, pasti kebanyakan orang memilih saham dibanding instrumen yang lainnya. Nah, baru pas kondisi ekonomi slow down, atau bahkan terpuruk seperti saat ini, orang bisa mengenali profil risikonya yang sebenarnya.
Kata-kata itu pun kudengar lagi saat induk perusahaanku, American International Group, di New York dinyatakan nyaris bangkrut. Tanggal 16 September kondisi AIG masih gonjang ganjing, karena kondisi liquiditasnya sudah parah dan belum ada kepastian siapa yang akan mensupply modal untuk perusahaan yang sangat besar ini. Kontan saja seluruh karyawan AIG, customer AIG, dan semua yang memiliki kaitan dekat dengan perusahaan ini dilanda kepanikan. Di Singapore banyak customer AIG (termasuk anak-anak perusahaannya, misalnya: AIA dan AIU) yang memutuskan untuk surrender polisnya, karena sudah tidak percaya bahwa AIG bisa bertahan. Di Indonesia pun cukup banyak customer yang complain dan sudah berniat untuk surrender polisnya. Aku adalah salah satu korban kepanikan ini karena besok paginya, tanggal 17 September, aku harus mengajar di BCA Prioritas tentang Selling Tips produk AIG. Aku tahu bahwa aku akan dicecar dengan berbagai pertanyaan seputar issue bahwa AIG akan bangkrut.
Thanks God, pagi itu aku browsing via gprs di Communicator-ku dan menemukan bahwa The FED sudah memutuskan untuk memberi bantuan liquiditas untuk AIG sebesar USD 85 juta. Setidaknya sampai 2 tahun mendatang AIG "terselamatkan", dan jika setelah 2 tahun tidak bisa membayar kewajibannya, seburuk-buruknya AIG akan menjadi BUMN-nya pemerintah Amerika. Siapa tahu gajiku bisa jadi dalam bentuk USD! :P
Management dari AIG Life Indonesia berusaha menenangkan semua karyawannya dan distribution channelnya. Salah satunya dengan mengatakan bahwa hal positif yang diambil dari sini adalah memberi tahu pada semua orang bahwa AIG adalah perusahaan yang sangat besar, sehingga pemerintah pun tidak akan membiarkannya bangkrut.
Aku menemukan hal lain dibalik sekedar "terlalu besar untuk bangkrut". Jika AIG bangkrut, kreditor yang bergantung pada AIG, karyawan-karyawan, bank-bank, dll akan sangat terpengaruh. Kebangkrutan AIG pasti memiliki dampak yang sangat besar pada kondisi perekonomian di US khususnya dan di dunia ini pada umumnya. Jadi bukan hanya perusahaannya yang sangat besar, tapi ada ketergantungan dari perusahaan dan individu-individu yang sangat banyak terhadap perusahaan tersebut.
Coba pikirkan perusahaan di Jepang yang punya jaringan kekeluargaan yang sangat luas dengan perusahaan lain yang menjadi suppliernya maupun customernya. Aku yakin jaringan ini yang menyebabkan dampak pada satu perusahaan akan berdampak pula secara signifikan pada perusahaan lain di jaringan itu. Hal inilah sebetulnya yang bisa membuat sebuah perusahaan tidak akan begitu saja dibiarkan bangkrut.
Tapi sebetulnya kejatuhan dari perusahaan-perusahaan besar di Amerika memberi tahu kita bahwa tidak ada perusahaan yang too big to fail. AIG yang begitu besar, sahamnya bisa melorot 90% dalam waktu yang sangat singkat, dan tiba-tiba langsung di ambang kebangkrutan. Apapun bisa terjadi dan perusahaan sebesar apapun bisa bangkrut dalam waktu yang singkat. Dalam kondisi ekonomi yang penuh kejutan seperti saat-saat ini, menurutku perusahaan yang besar malah punya ancaman yang besar pula untuk menderita kerugian.
Saat dimana ekonomi sedang down menurutku membuat kita jadi bisa introspeksi diri. Dampak positifnya, kita jadi lebih kenal tentang kondisi perekonomian dunia, dan juga bisa lebih paham tetang profil risiko kita. Saat kondisi pasar bagus, seseorang cenderung menilai dirinya sebagai risk taker, karena jika diminta untuk memilih instrumen investasi, pasti kebanyakan orang memilih saham dibanding instrumen yang lainnya. Nah, baru pas kondisi ekonomi slow down, atau bahkan terpuruk seperti saat ini, orang bisa mengenali profil risikonya yang sebenarnya.
Friday, August 29, 2008
Risk Management
Risk Management adalah kegiatan atau proses untuk mengelola risiko yang kita prediksi akan muncul, sehingga kita dapat mempersiapkan segala sesuatu untuk mencegah risiko tersebut menghalangi tujuan kita dalam sebuah project atau aktivitas. Intinya dengan mempersiapkan diri menghadapi risiko-risiko yang mungkin muncul, kita bisa meminimalisir kegagalan kita, dan it means memperbesar peluang sukses kita dalam suatu project atau aktivitas.
Kita bisa mengklasifikasikan risiko itu menjadi 3 tipe:
1. Strategic Risk- risiko yang berkaitan dengan hal-hal yang strategic (misalnya tentang kebijakan pemerintah atau perusahaan)
2. Delivery Risk- risiko yang berkaitan dengan men-deliver solusi project (misalnya: proses, software, dll)
3. Benefit Realization Risk - risiko yang berkaitan dengan hambatan untuk mewujudkan benefit dari project setelah project selesai. (misalnya: culture user yang belum terbiasa, malas, dll)
Dengan mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin terjadi, baik yang sifatnya Strategic, Benefit Realization, maupun Delivery Risk, jadi lebih mudah untuk mengidentifikasi segala kemungkinan risiko yang dapat terjadi dalam project kita.
Setelah itu, masing-masing risiko akan di-assess probability-nya dan impactnya jika risk tersebut terjadi. Jika impactnya cukup tinggi, maka haruslah dilakukan action untuk mengelola risiko tersebut. Ada 4 cara untuk mengelola risiko:
1. Menghindari risiko
2. Mengelola / meminimalkan risiko
3. Menerima risiko
4. Mengalihkan risiko
Jika memungkinkan, dibuat contingency plan yang menyatakan hal apa yang akan dilakukan jika risiko tersebut benar terjadi. Dan jangan lupa disisihkan pula contingency budget. Ternyata contingency planing ini sangat bermanfaat, karena dengan melakukan ini kita sudah siap sedia dengan segala kemungkinan yang ada.
Jadi jelas sekali bahwa dengan adanya risk management dapat meminimalkan risiko kegagalan project dan memaksimalkan potensi keberhasilan project.
Kita bisa mengklasifikasikan risiko itu menjadi 3 tipe:
1. Strategic Risk- risiko yang berkaitan dengan hal-hal yang strategic (misalnya tentang kebijakan pemerintah atau perusahaan)
2. Delivery Risk- risiko yang berkaitan dengan men-deliver solusi project (misalnya: proses, software, dll)
3. Benefit Realization Risk - risiko yang berkaitan dengan hambatan untuk mewujudkan benefit dari project setelah project selesai. (misalnya: culture user yang belum terbiasa, malas, dll)
Dengan mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin terjadi, baik yang sifatnya Strategic, Benefit Realization, maupun Delivery Risk, jadi lebih mudah untuk mengidentifikasi segala kemungkinan risiko yang dapat terjadi dalam project kita.
Setelah itu, masing-masing risiko akan di-assess probability-nya dan impactnya jika risk tersebut terjadi. Jika impactnya cukup tinggi, maka haruslah dilakukan action untuk mengelola risiko tersebut. Ada 4 cara untuk mengelola risiko:
1. Menghindari risiko
2. Mengelola / meminimalkan risiko
3. Menerima risiko
4. Mengalihkan risiko
Jika memungkinkan, dibuat contingency plan yang menyatakan hal apa yang akan dilakukan jika risiko tersebut benar terjadi. Dan jangan lupa disisihkan pula contingency budget. Ternyata contingency planing ini sangat bermanfaat, karena dengan melakukan ini kita sudah siap sedia dengan segala kemungkinan yang ada.
Jadi jelas sekali bahwa dengan adanya risk management dapat meminimalkan risiko kegagalan project dan memaksimalkan potensi keberhasilan project.
Saturday, July 12, 2008
Strategy Canvas & Value Innovation
Strategy canvas adalah salah satu tools yang paling populer dari "Blue Ocean Strategy". Apakah sebenarnya strategy canvas itu? Aku membahasakan dengan bahasa sendiri sebagai penggambaran strategy pada sebuah canvas. Yang digambarkan adalah grafik yang memetakan tinggi rendahnya value-value sebuah produk atau layanan di mata customer.
Contohnya terlihat pada strategy canvas dari Southwest Airlines di samping. Southwest Airlines adalah layanan transportasi yang memadukan kecepatan dari Pesawat dengan kemurahan dan kepraktisan dari Mobil. Dengan perpaduan itu dia menciptakan inovasi baru layanan transportasi yang menciptakan value untuk customer, tapi sekaligus menekan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan.
Langkah-langkah dalam membuat strategy canvas adalah sebagai berikut.
1. Tentukan faktor-faktor yang dianggap penting oleh customer
Dalam hal pesawat, faktor yang dianggap penting oleh customer adalah: harga, makanan selama di pesawat, ruang santai selama menunggu pesawat, pilihan kelas tempat duduk, konektivitas hub, layanan yang ramah, dan kecepatan. Faktor-faktor ini menjadi sumbu x (axis) pada grafik yang akan digambar.
Perlu diingat, faktor-faktor ini harus kita lihat dari sudut pandang customer. Misalnya di pihak perusahaan, kita merasa bahwa coverage area itu sangat penting, nah kita lihat dari sisi customer 'coverage area' untuk mereka berarti mudah dijangkau (accessibility). Contoh lain kita menganggap bahwa tenaga penjual harus memiliki kompetensi yang tinggi, dari sisi customer, yang penting untuk mereka adalah penjual yang reliable (dapat diandalkan dan dapat dipercaya).
2. Petakan kondisi industri Anda SAAT INI dinilai dari faktor-faktor tersebut
Dalam hal pesawat, industri pesawat secara umum dinilai sebagai berikut dengan skala 1-10:
- harga: 7
- makanan: 5
- ruang santai: 6.5
- pilihan kelas tempat duduk: 7.5
- konektivitas hub: 6.5
- layanan ramah: 5
- kecepatan: 5.5 (karena harus menunggu lama sebelum keberangkatan)
3. Petakan kondisi industri substitusi Anda saat ini dinilai dari faktor-faktor tersebut
Dalam hal pesawat, salah satu substitusi pesawat adalah mobil. Kita petakan value mobil dari faktor-faktor yang tadi:
- harga: 1
- makanan, ruang santai, pilihan tempat duduk, konektivitas, layanan ramah: 0
- kecepatan: 1
Nah, tapi ada 1 faktor yang menjadi kelebihan dari mobil. Untuk mobil pribadi tentunya bisa berangkat kapan saja kita mau. Untuk mobil umum, frekuensi keberangkatannya lebih sering dibanding dengan pesawat. Jadi ada 1 value tambahan:
- keberangkatan dari kota ke kota secara berkala: 10
4. Petakan kondisi YANG DIINGINKAN untuk bisa menciptakan value baru untuk customer, tapi menurunkan cost perusahaan
Dalam hal pesawat, kita bisa lihat strategi yang digunakan Southwest Airlines:
- harga: 2 (harga bisa jauh lebih murah karena ada fasilitas-fasilitas yang dikurangi)
- makanan: 1.5 (tidak disediakan makanan, kalau mau makanan harus membeli)
- ruang santai: 1 (tidak diperlukan ruang santai karena keberangkatannya sering, sehingga tidak perlu lama menunggu)
- pilihan tempat duduk: 0 (tempat duduk tidak ditentukan, siapa yang masuk ke pesawat lebih awal bisa memilih sendiri dimana dia akan duduk, sama seperti di bus)
- konektivitas hub: 0 (hanya berangkat dari satu kota ke kota lain, tidak ada transit-transitan)
- layanan ramah: 8 (nah, hal ini yang sangat dihargai customer, tapi membutuhkan biaya yang murah, jadi tingkatkan setinggi mungkin)
- kecepatan: 9.5 (tidak perlu menunggu lama karena jadwal penerbangan sering dan tidak memerlukan prosedur yang berbelit-belit)
- keberangkatan dari kota ke kota secara berkala: 10 (value ini yang tidak ada pada pesawat terbang lain, namun diciptakan secara innovatif oleh Southwest Airlines. Jadi misalnya keberangkatan dari Jakarta ke Semarang tiap 1 jam)
Untuk bisa menciptakan grafik strategi baru (seperti pada langkah nomor 4) yang berharga untuk customer dan untuk perusahaan, metode yang digunakan adalah metode ERRC:
- Eliminate: hapuskan faktor yang tidak dianggap penting oleh customer. Misalnya: pilihan tempat duduk & conectivitas hub.
- Reduce: kurangi faktor-faktor yang menghabiskan biaya tinggi untuk perusahaan, tapi kurang dianggap penting oleh customer. Misalnya: makanan & ruang santai.
- Raise: tingkatkan faktor-faktor yang dianggal penting oleh customer, dan sebisa mungkin yang memakan biaya rendah bagi perusahaan. Misalnya: keramahan & kecepatan.
- Create: ciptakan faktor yang baru yang innovatif yang penting bagi customer, tapi belum terpikirkan oleh perusahaan lain di industri sejenis. Misalnya: keberangkatan secara berkala dari kota ke kota.
Karena ada faktor yang di-Eliminate dan Reduce, maka bisa menurunkan biaya untuk perusahaan dan juga menurunkan harga jual bagi customer. Dan, karena ada faktor yang di-Raise, maka akan menambah value untuk customer. Tapi, kunci utamanya adalah di bagian Create, karena ini adalah faktor baru yang ditemukan secara kreatif yang selain menambah value untuk customer, juga menciptakan image innovatif bagi perusahaan.
Hal inilah yang dinamakan sebagai Value Innovation: menambah value, tapi sekaligus menurunkan cost. Ini adalah salah satu aplikasi yang menentang "The Tiranny of OR". Kadang kita memilih salah satu diantara Low Cost ATAU Diferensiasi. Kalau memang bisa dua-duanya kenapa tidak? Jadi konsep Value Innovation adalah memadukan antara Low Cost DAN Diferensiasi. Dan Value Innovation ini yang menjadi jantung dari Blue Ocean Strategy.
Subscribe to:
Posts (Atom)