Peran-Peran dalam Project Management

Ada ungkapan yang menyatakan bahwa orang yang jatuh 2 kali pada lubang yang sama adalah orang yang dungu. Well, pernyataan itu ada benarnya juga, tapi untukku sendiri seringkali aku membutuhkan untuk mengalami pengalaman yang sama secara berkali-kali untuk bisa menarik hikmah dari peristiwa itu. Atau bisa juga disebutkan bahwa setelah puluhan kali jatuh pada lubang yang sama aku baru bisa mengambil hikmah bahwa di situ ada lubang dan bahwa jatuh ke lubang itu tidak enak.

Nah, pentingnya peran-peran dalam Project Management ini baru aku sadari setelah aku belasan kali menjadi project manager, dan puluhan kali melihat dan terlibat pada suatu project. Di kantorku, ada sebuah kebiasaan buruk dari atasanku. Saat atasanku mempercayakan sebuah project kepada seseorang, tapi ternyata tidak dikerjakan dengan baik oleh orang tersebut, maka atasanku akan mengalihkan pekerjaan itu kepada orang lain. Alhasil, orang yang dialihi pekerjaan menjadi sangat sebal karena dianggap seolah-olah sebagai tong sampah tempat pembuangan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan orang lain. On the other side, dari orang yang tugasnya dialihkan, dia jadi tambah ignorant, setiap kali dikasi kepercayaan untuk mengerjakan suatu project, dia tidak akan mengerjakan project itu. Karena toh nantinya project itu akan dialihkan ke orang lain kalau dia tidak mengerjakan.

Tadi aku memberikan masukan kepada atasanku. Aku menyarankan pada dia, saat dia mempercayakan suatu project kepada orang yang belum terlalu bisa dipercaya, dan orang itu tidak mengerjakan tugasnya seperti yang diharapkan, jangan sekali-kali tergoda untuk menghibahkan tugas tersebut pada orang lain. Yang perlu dia lakukan adalah memperkuat fungsi control-nya. Dia harus memonitor lebih sering, lebih ketat, dan lebih tegas.

Aku baru ingat bahwa di Project Management ada peran-peran yang terlibat dalam sebuah project. Peran-peran tersebut adalah
1. Project sponsor. Misalnya: atasanku sebagai division head berperan menjadi Project Sponsor. Dia yang memiliki project, dia yang paling accountable terhadap keberhasilan project.
2. Project manager. Project Sponsor menunjuk seorang Project Manager. Yang namanya manager, funsinya ya mengelola tugas dan aktifitas-aktifitas yang ada pada project tersebut, sehingga tujuan project dapat diselesaikan tepat waktu.
3. Project champion. Nah, peran inilah yang paling sering terlupakan. Aku sendiri tidak terlalu ingat pada peran sesungguhnya project champion. Tapi, saat project sponsor merasa tidak terlalu percaya pada project manager, dia bisa meminta project champion untuk memperketat fungsi controlnya, sehingga project manager bisa mengerjakan tugasnya dengan semestinya.
4. Project consultant. Project manager bisa bertanya pada project consultant tentang hal-hal yang berhubungan dengan projectnya. Biasanya project consultant ini adalah orang yang sudah lebih berpengalaman dalam mengerjakan project sejenis. Fungsi project consultant adalah sebagai resource atau sebagai reference.
5. Project team member. Fungsi member adalah untuk membantu project manager mencapai tujuan project. Team member ini adalah sebagai pelaksana atau executor dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam project tersebut.

Nah, jika peran-peran dalam project management ini bisa berjalan sebagaimana mestinya, seharusnya hal itu akan memperbesar kemungkinan suksesnya project tersebut.